Frankfurt/Main | In 6 Schritten zur entspannten Dienstreise

Frankfurt/Main (dpa/tmn) - Vieles lässt sich im Online-Meeting klären. Aber nicht alles. Manchmal muss man sich persönlich begegnen. Also: Koffer packen. Wer für den Job auf Reisen geht, den erwarten oft lange Tage mit vielen Terminen und kaum Raum zur Erholung. Gesund ist das nicht. Aber man kann gegensteuern – und zwar schon, bevor es losgeht. Was wichtig ist: 

Schritt 1: Schlau planen

Schon bei der Buchung entscheidet sich, wie stressig die Reise verläuft. Eine Last-Minute-Anfahrt zum Bahnhof oder Flughafen, knappe Umsteigezeiten und Termine gleich nach der geplanten Ankunft erhöhen das Risiko, dass nichts so klappt wie geplant. Mit Zeitpuffern mag die Reise länger dauern, wird aber vermutlich weniger anstrengend. 

Alexander Albert, Mitglied im Vorstand des Deutschen Reiseverbandes (DRV), empfiehlt, die entsprechenden Uhrzeiten, beispielsweise für die Fahrt zum Flughafen, gleich in den Kalender einzutragen. Das erhöhe die Verbindlichkeit und die Wahrscheinlichkeit, dass man den eigenen Zeitplan auch tatsächlich einhält, so der Deutschland-Geschäftsführer der Travel Management Company BCD Travel.

Dienstreisen mit dem Auto haben oftmals sehr lange Tage zur Folge: Man möchte nach den Terminen schnell heim, sind doch nur noch die paar Stündchen Fahrt. Aber es können die entscheidenden paar Stündchen zu viel sein. «Man sollte unbedingt realistisch prüfen, ob man für die Heimfahrt tatsächlich noch die notwendige Konzentration aufbringt», sagt die Arbeitsmedizinerin Vera Stich-Kreitner vom Verband deutscher Betriebs- und Werksärzte. Womöglich ist eine Übernachtung doch die bessere Wahl.

Schritt 2: Digitale Helfer einsetzen

Flug umbuchen, beim Hotel ein ruhiges Zimmer anfragen, das Ticket für den Airport-Bus reservieren – das geht oft per App. Besonders praktisch sind Anwendungen, die diverse Dienstleistungen bündeln.

Die Apps können oft außerdem für eine schnellere Reisekostenabrechnung genutzt werden: Belege werden mit dem Handy eingescannt, eine KI erkennt den Belegtyp. «Das lässt sich dann sogar schon schnell und unkompliziert unterwegs beim Warten auf den Flieger erledigen», sagt Albert.

Zu bedenken gilt: Unter Umständen sind Beschäftigte an die Lösungen gebunden, die das eigene Unternehmen in Sachen Travel Management anbietet. 

Schritt 3: Richtig packen

Vielreisende packen ihren Koffer im Schlaf – und meist kann man als Dienstreise-Neuling von ihnen einiges darüber lernen, was wirklich praktisch ist. Die Noise-Cancelling-Kopfhörer zum Beispiel und die Schlafmaske, um besser abschalten zu können. Oder der Schal und die Extra-Socken gegen klimatische Überraschungen. 

So banal wie wichtig: eine Flasche mit Wasser oder ungesüßtem Tee. Und die gesündere Alternative zum schnellen Snack vom Bäcker ist, so Arbeitsmedizinerin Stich-Kreitner, das Vollkornbrot, das man sich zu Hause schmiert und zusammen mit Obst und Rohkost einpackt. Hat die Zeit fürs Vorbereiten nicht mehr gereicht, rät sie zu Bowls mit Gemüse und Salat.

Immer ins Gepäck gehören außerdem Notfallmedikamente, beispielsweise gegen Magen-Darm-Probleme, ebenso die regelmäßig benötigten Medikamente. Die Reiseapotheke sollte auf die möglichen Risiken im Zielland abgestimmt sein. Beraten lassen kann man sich dazu vom Betriebsarzt. «Darauf haben Beschäftigte insbesondere bei Reisen in die Tropen und Subtropen Anspruch», sagt Stich-Kreitner.

Schritt 4: Gut ankommen

Aus dem Flieger gleich ins Meeting? Nicht sinnvoll, auch wenn man sich nach einem starken Kaffee wieder fit fühlt. Ein Zeitpuffer zur Regeneration hält langfristig leistungsfähiger, vor allem, wenn man sehr lange unterwegs war und in eine andere Zeitzone gereist ist. «Reisen nach Osten verträgt man meist schlechter, weil man Zeit verliert, als Reisen nach Westen», sagt Stich-Kreitner.

Ihr Tipp: Bei Reisen in östlicher Richtung an den Tagen vor der Abreise früher schlafen gehen, um sich an die «neue» Zeit zu gewöhnen, am Zielort möglichst bis zum Abend wach bleiben. Und darauf achten, dass der Körper Tageslicht abbekommt: «Das ist wichtig für die Produktion von Melatonin.» 

Das sogenannte Schlafhormon gibt es auch in Form Kapseln oder Sprays: «Die Einnahme sollte man aber immer mit seinem Arzt besprechen», sagt Stich-Kreitner. Menschen würden darauf sehr unterschiedlich reagieren. Und der Körper werde unabhängig von allen Maßnahmen immer Zeit brauchen, um sich an die neue Zeitzone zu gewöhnen.

Ein nicht zu unterschätzender Stressfaktor ist aus Sicht von Alexander Albert eine nicht oder schlecht funktionierende Klimaanlage im Hotel. Deshalb probiert man am besten gar nicht lang herum, sondern bittet umgehend um Abhilfe.

Schritt 5: In Bewegung bleiben

Die Anreise, die Meetings, dazwischen noch ein paar Stunden am Laptop: Auf einer Dienstreise sitzt man noch mehr als sonst im Arbeitsalltag. «Bewegungsmangel ist ein großer Risikofaktor, für Rückenbeschwerden, für Herz-Kreislauf-Erkrankungen und mehr», sagt Vera Stich-Kreitner. «Jede noch so kleine Bewegungseinheit hilft.» Das kann ein Spaziergang nach der Ankunft sein, ein leichtes Stretching oder ein kurzes Lauftraining. Besonders bei bewegungsarmen Dienstreisen mit dem Auto sind regelmäßige Pausen wichtig.

Schritt 6: An sich denken

Die Regeneration gerät auf Dienstreisen leicht aus dem Blick, da spielt auch das Thema Erreichbarkeit eine Rolle. Reisende landen schnell im Informations-Overload, wenn das Team zu Hause in einer anderen Zeitzone arbeitet und wichtige Mitteilung versendet, während im Reiseland eigentlich längst Schlafenszeit ist. Auch wenn es schwerfällt: «Man sollte trotzdem für ein paar Stunden in den Flugmodus gehen – insbesondere nachts - und das entsprechend kommunizieren», sagt Alexander Albert.

Ziemlich anstrengend sind auch lange Aufenthalte an Flughäfen und Bahnhöfen. Alberts Tipp: «Die Lounges nutzen: Sie sind ruhiger und oft besser klimatisiert.» Voraussetzung ist, dass die Travel-Management-Abteilung des Arbeitgebers entsprechende Zugangskontingente hat. 

Eine andere Möglichkeit, die stressige Taktung eines Business-Trips zu lockern, heißt Bleisure: Business und Leisure, Arbeit und Freizeit, werden miteinander kombiniert, indem man ein paar Urlaubstage einsetzt, länger bleibt – und ganz entspannt die Stadt erkundet, von der man bislang nur Flughafen und Konferenzraum gesehen hat.